Neue Technologien maßgeschneidert für Ihr Unternehmen? Wir machen es einfach!

Herr Pascal Wilmes ist Technologieberater im Außendienst der eBusiness-Abteilung des Unternehmens HARDY SCHMITZ und jeden Tag direkt beim Kunden vor Ort. In diesem Interview erzählt er offen und ehrlich seine Erfahrungen im direkten Kundenkontakt über die Einführung und den Einsatz neuer Technologien. Ist eine Digitalisierung im Lager oder im Einkauf wirklich eine Arbeitserleichterung? Oder schlägt man sich die ganze Zeit nur mit der neuen Technik rum? Hier erfahren Sie von einem Insider im Außendienst die ganze Wahrheit.

Die Worte Digitalisierung und neue Technologien sind in aller Munde. Das Thema wird viel diskutiert. Aber wie genau setzen kleine und mittelständische Unternehmen Digitalisierung um. Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung und wie können diese reibungslos in der Praxis durchgeführt werden. Herr Pascal Wilmes zeigt in unserem Gespräch sehr interessante, praktische und technisch-wirtschaftliche Lösungen auf, die HARDY SCHMITZ im Bereich eBusiness anbietet.

Guten Tag Herr Wilmes und vielen Dank für die Zeit, die Sie sich für unser Gespräch nehmen konnten.Als Technologieberater im Außendienst sind Sie ja täglich im direkten Kundenkontakt vor Ort. Ist es Ihrer Meinung nach sinnvoll, dass sich heute auch kleine und mittelständische Firmen mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen?

HS - eBusiness - Foto Pascal Wilmes mit LaptopEs ist auf jeden Fall sinnvoll.

Jedoch muss man sich hier die unterschiedlichen Anforderungen der Firmen und auch die firmeninterne Organisation genau ansehen.

Denn ein kleiner Handwerksbetrieb mit wenigen Mitarbeitern benötigt grundsätzlich andere Lösungen als ein mittelständisches Industrieunternehmen mit eigener Produktion.

Und trotzdem haben alle Betriebe egal welcher Größe und Branche genau dasselbe Problem in der Abwicklung ihres Tagesgeschäfts: Zeit! Heute muss einfach alles schnell gehen und dafür setzen die Firmen interne Software ein. Auch kleine Handwerksbetriebe nutzen heute Warenwirtschaftsprogramme zur internen Organisation. Da ist es dann nur noch ein kleiner Schritt die Bestellprozesse auch durch externe Anbindungen zu optimieren, um schneller auf Bedarfssituationen reagieren zu können.

Welche Anwendungen werden von Ihren Kunden bevorzugt angewendet? Wo sehen Sie persönlich am meisten Potenzial und in welchen Bereichen?

Diese Frage kann ich Ihnen gar nicht so pauschal beantworten. Denn für jeden Kunden sollte die Anwendung individuell auf die Anforderungen angepasst sein und das muss in einem persönlichen Gespräch ermittelt werden. Generell bietet HARDY SCHMITZ die verschiedensten Möglichkeiten, um die internen Bestellvorgänge effizient zu organisieren. Das Angebot fängt beim WEBShop an und geht über Scannerlösungen bis hin zu verschiedensten Schnittstellenlösungen.

Grundsätzlich macht es immer Sinn, die Vorteile unseres WEBShops zu nutzen. Dafür ist keine Anschaffung einer Software erforderlich. Man kann sofort und jederzeit über das Internet bestellen. In dem WEBShop findet man alle Produkte und Produktinformationen. Die Preise und Verfügbarkeiten werden tagesaktuell angezeigt. Auch gibt es die Möglichkeit, Schnellbestellungen zu machen. Diese Funktionen sind wirklich für alle Kunden von großem Nutzen und sehr komfortabel zu handhaben. Natürlich hilft unser Innendienst bei weiterem Beratungsbedarf jederzeit weiter und diese Anfrage kann sofort über den WEBShop ausgelöst werden.

Sie haben gerade Handscanner- und Schnittstellen-Lösungen erwähnt. Könnten Sie uns das bitte ein wenig genauer erklären?

Viele unserer Kunden, die eine eigene und umfassendere Lagerhaltung haben, nutzen unseren Handscanner. Mit ihm können direkt vor Ort im Lager die Fehlbestände aufgenommen werden und bei Bedarf kann über den Handscanner auch direkt eine Bestellung ausgelöst werden. Darüber hinaus erhalten unsere Kunden personalisierte Kataloge und Lageretiketten. Das erleichtert die Lagerorganisation natürlich sehr und die gesamte Abwicklung im Einkauf wird sehr vereinfacht.

Und dann gibt es noch die Möglichkeit, seine firmeneigene Software mit unserem WEBShop zu verbinden. Dafür gibt es elektronische Verbindungspunkte, die Schnittstellen heißen. Diese stellen den einwandfreien Kontakt zwischen der externen Software des Kunden und unserem WEBShop her.

So kann der Kunde aus seinem eigenen Warenwirtschaftsprogramm direkt eine Anfrage oder eine Bestellung an uns auslösen. Alle Dokumente zu dem Vorgang (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften) werden dann nur noch online versendet. Das ist natürlich der schnellste und einfachste Weg, den Bestellvorgang zu bearbeiten und den Aufwand zu minimieren.

Und wie machen sich die Arbeitserleichterung und die Kostenersparnis bemerkbar?

HS - eBusiness - Foto Pascal Wilmes 3Das Ergebnis überrascht unsere Kunden immer wieder, wie ich festgestellt habe.

Und dabei spielt es gar keine so große Rolle, welche von den zuvor beschriebenen Lösungen letztendlich eingesetzt werden, da wir das im Einzelnen immer individuell abstimmen.

So habe ich Kunden persönlich begleitet beim Einsatz unser Handscannerlösung. Nach Inbetriebnahme konnten sie nachweislich den Zeitaufwand von Bestellvorgängen drastisch reduzieren. Wenn vorher die Bearbeitung der Bestellung insgesamt 60 Minuten gedauert hat, brauchten sie mit dem Handscanner nur noch 20 Minuten. Da macht sich ganz klar die Arbeitserleichterung bemerkbar. Man spart einfach Zeit. Und wir alle kennen das Sprichwort: „Zeit ist Geld.“.

Beschreiben Sie uns doch bitte einmal, wie Sie die Einführung und den Einsatz beim Kunden direkt vor Ort unterstützen. Welchen Service bieten Sie für den reibungslosen Ablauf?

Genau dafür bin ich ja da im Außendienst. Ich zeige unseren Kunden direkt an ihrem PC die verschiedenen Funktionalitäten unseres WEBShops. Nicht weil unser WEBShop kompliziert ist. Sondern ganz einfach nur, damit unsere Kunden direkt mit den richtigen Tipps ausgestattet werden, wie viele Möglichkeiten ihnen dieses Medium ganz praktisch im Tagesgeschäft bietet. So kann jeder Kunde unseren WEBShop optimal für seine Anforderungen nutzen und direkt mit 3 Klicks seine erste Bestellung ohne langes Suchen aufgeben.

Wenn unsere Kunden weitere Lösungen von uns nutzen möchten, dann berate ich ebenfalls direkt vor Ort. Zusammen besprechen wir die Wünsche und Anforderungen. In unserem persönlichen Gespräch zeigt sich dann meist sehr schnell, welche Lösung die passendste ist. Und dann wird diese einfach umgesetzt.

Wie kann ich mir denn die Umsetzung genau vorstellen? Denn wir sprechen ja eigentlich von Computerprogrammen….

Nicht nur! Nehmen wir z. B. unseren Handscanner. Diese Lösung wird auch vor Ort im Lager eingerichtet. Zusammen mit dem Handscanner erhält der Kunde von uns Lageretiketten. Durch diese Etiketten liest der Scanner die Produkte aus dem Lager in das System ein. Und das richten wir gemeinsam vor Ort ein. Mit dem Handscanner kann der Kunde sowohl über die Etiketten im Lager, aber auch über seinen individuellen Produktkatalog Bestände einlesen und Bestellungen auslösen. Diese und andere Funktionen unseres Handscanners zeige ich unseren Kunden. Zusätzlich habe ich dann natürlich auch die Gelegenheit, weitere Informationen zu geben. So werden z. B. die Kundenkataloge und Lageretiketten halbjährlich nach der aktuellen Bedarfssituation aktualisiert und noch vieles mehr. Im direkten Gespräch ergeben sich immer wieder Fragen.

Und wie sieht das dann mit den Schnittstellen-Anbindungen aus?

Ja, da sprechen wir jetzt wirklich von Software-Verbindungen. Und diese individuellen Verbindungslösungen und Einstellungen trage ich natürlich nicht im Aktenkoffer mit mir rum.

Und da liegt eigentlich auch schon das Problem. Denn das ganze Thema ist schon sehr abstrakt und es gibt viele verschiedene Schnittstellen-Lösungen. Das sorgt meist für noch mehr Verwirrung. Und das kläre ich in einem persönlichen Gespräch. So kann ich auf Fragen eingehen wie „Was ist eine Schnittstelle und wie funktioniert die?“, „Warum sollte meine Firma Schnittstellen nutzen?“, „Was bringt mir eine Schnittstelle?“, „Welche Schnittstelle ist für mich die Beste?“. Gemeinsam können wir prüfen, welche Software in dem Unternehmen im Einsatz ist und welche Vorteile der Einsatz der passenden Schnittstellen-Lösung bringt.

Stehen Sie dem Kunden auch nach Inbetriebnahme mit Rat und Tat zur Seite?

Ja klar! Nachdem das neue System eingeführt worden ist, stehe ich unseren Kunden auch weiterhin jederzeit zur Verfügung. Je nach Wunsch und Bedarf können dann z. B. weitere Schulungen für Mitarbeiter durchgeführt werden. Auch können weitere Maßnahmen im digitalen Bereich angedacht werden und da berate ich unsere Kunden gern.

Gerade in dem Bereich der neuen Technologien gibt es immer wieder Aktualisierungen der Software. Wie informieren Sie Ihre Kunden darüber? Und wie werden diese Aktualisierungen durchgeführt?

HS - eBusiness - Foto Pascal Wilmes - finalDas ist ein wichtiges Thema, das Sie ansprechen. Denn selbst für mich gibt es gefühlt jeden Tag in irgendeinem Bereich Neuerungen und Aktualisierungen.

Das ist natürlich richtig und gut, denn nur so werden die Systeme immer weiter verbessert und erweitert. Jede Aktualisierung bietet neue und bessere Funktionen.

Und genau darüber informiere ich unsere Kunden immer aktuell. Ich möchte, dass unsere Kunden immer auf dem neuesten Stand sind und die Möglichkeiten, die uns die neuen Technologien bieten, optimal nutzen. Gerade durch die Anregungen aus unseren Kundengesprächen führen wir viele eigene Weiterentwicklungen in dem Bereich durch. Das ist ein sehr wichtiger Teil unserer Arbeit. Gern führe ich dann auch die Aktualisierungen direkt bei unseren Kunden vor.

Wie kann der Kunde sich weiter über das Thema rund um sinnvolle Digitalisierungsmaßnahmen in seinem Unternehmen informieren? Werden z. B. Vorträge, Schulungen oder Infoveranstaltungen von der Firma HARDY SCHMITZ angeboten?

HARDY SCHMITZ bietet eigentlich sehr viel Information zu diesem Thema. Generelle Erklärungen und allgemeine Information können unsere Kunden sowohl in unserem WEBShop (Link) erhalten, aber auch auf HARDY INFO (Link). Auf der Website HARDY INFO stehen dem Kunden auch Erklärvideos zur Verfügung.

Außerdem informieren wir aktiv in Schulungen und Vorträgen zu dem Thema Digitalisierung. In Kooperation mit Lieferanten und Dienstleistern organisieren wir z. B. in unseren Filialen Workshops.

Diese Veranstaltungen sind immer eine willkommene und interessante Möglichkeit zum Informationsaustausch.

Darüber hinaus führen wir kundenindividuelle Schulungen durch. Diese organisieren wir dann mit dem Kunden direkt vor Ort. Insgesamt bieten wir in diesem Bereich des Informationsaustauschs sehr viele Möglichkeiten und am einfachsten ist es, unser eBusiness-Team direkt zu kontaktieren.

Und wie schätzen Sie ganz persönlich diese Entwicklung ein? Nach Ihren Erfahrungen direkt in den Unternehmen, die diese Entwicklungen beginnen zu nutzen, bekommen Sie ja einen direkten Einblick in die Realität des Alltags.

Wie ich schon eingangs sagte, ist heute mehr denn je eines der wichtigsten Themen in jedem Betrieb der Zeitfaktor neben der Automatisierung von Prozessen. Und die herkömmliche Abwicklung von Bestellungen bedeutet einen erheblichen Bearbeitungsaufwand mit jeder Menge Papierkram. Da kann jeder Betrieb durch Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln viel Arbeit und Zeit sparen. Und es gibt noch einen weiteren Vorteil. Durch die automatisierte, elektronische Übermittlung werden alle Geschäftsdokumente zusammen und übersichtlich gespeichert. So muss man nichts mehr lange suchen oder manuell erneut eingeben. Und es gehen auch keine Dokumente mehr verloren. Man hat eine viel bessere Kontrolle über die Geschäftsdokumente, über die Lagerorganisation und auch über die Kosten.

Das hört sich ja nach einer wirklichen Erleichterung an. Haben Sie für uns noch einen echten Insider-Tipp parat?

Am besten sollte man für alles offen sein und sich über die Möglichkeiten eingehend beraten lassen. Denn die Einführung eines elektronischen Beschaffungsprozesses ist immer individuell und sollte genau auf die Anforderungen des jeweiligen Betriebs angepasst sein. Nur so holt man das Beste für sich raus. Mit dem richtigen System stellt der Einsatz von elektronischen Mitteln eine echte Arbeitserleichterung dar. Die Abwicklung wird einfacher, komfortabler und schneller. Darum geht es und dafür stellen wir unseren Kunden verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Wir möchten zusammen mit ihnen die Bestellprozesse verbessern und einfach gestalten. Da sehe ich persönlich auch meine Hauptaufgabe. Vor Ort kann ich gemeinsam mit unseren Kunden die beste Möglichkeit herausfinden und vorschlagen.

Ein sehr interessanter Nebeneffekt ist, dass sich neben der Vereinfachung der tagtäglichen Arbeit im Büro auch mehr Spaß an der Arbeit einstellt. Denn im Grunde sind wir im privaten Bereich ja schon an schlanke und jederzeit nachvollziehbare Bestellprozesse gewöhnt durch unsere Bestellungen im Internet. Und ebenso einfach und schnell, wie ich privat in den Online-Shops bestelle, so kann ich dann auch im Arbeitsalltag bestellen. Es geht schnell und einfach von der Hand. Eigentlich überflüssige und langweilige Arbeiten, wie manuelle erneute Eingabe und die lästige Ablage, entfallen. Lassen Sie sich richtig beraten und probieren Sie mal was Neues aus. Es lohnt sich!

Das Interview mit Herrn Pascal Wilmes wurde durchgeführt von der Agentur WCM.systems.