Der Schlüssel für wirtschaftliches Arbeiten sind Systeme, die wie geschmiert laufen.

Was hat die Natur mit Digitalisierung zu tun? Das und noch viele andere interessante und fesselnde Perspektiven eröffnet uns Herr Matthias Lorck in diesem Gespräch. Der Systemadministrator der eBusiness-Abteilung des Unternehmens HARDY SCHMITZ kennt die Stärken und Schwächen von Systemen, die in Funktion sind.

Insbesondere die Digitalisierung und der Einsatz neuer Technologien erfordern hohe Systemleistungen, um z. B. den Anforderungen nach Datenübertragungen mit großem Volumen auch in Echtzeit gerecht zu werden. Und was das Ganze jetzt mit der Natur zu tun hat, erfahren wir in dem folgenden Interview mit Herrn Matthias Lorck.

Ein System funktioniert nur so gut, wie die einzelnen Komponenten. Nur durch einen reibungslosen Ablauf möglichst ohne Medienbrüche kann die optimale Leistungsfähigkeit sichergestellt werden. Dass genau das wie im richtigen Leben leider manchmal nicht so läuft wie geschmiert – liegt auf der Hand. Und genau dann braucht man einen Fachmann, der weiß, an welcher Stelle man wie die ganze Sache wieder schnell ans Laufen bekommt. In diesem Gespräch gibt uns Herr Matthias Lorck interessante Einblicke in die Natur von Systemen und den Vor- und Nachteilen der Digitalisierung. Sie dürfen gespannt sein!

Guten Tag Herr Lorck und vielen Dank für unser gemeinsames Gespräch. Sie sind Systemadministrator im eBusiness-Team HARDY SCHMITZ. Vielleicht können Sie uns ganz kurz erklären, was Sie genau machen und welche Systeme in einem Unternehmen zusammen passen müssen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse?

Meine Hauptaufgabe ist eigentlich die Betreuung der Systeme unseres HARDY SCHMITZ WEBShops. Da bin ich zuständig für die Verwaltung, Überwachung und Weiterentwicklung. Ich kümmere mich darum, dass die Netzwerke rund um den WEBShop und des WEBShops selber ordnungsgemäß und ohne Einschränkungen funktionieren. Das beinhaltet auch alle regelmäßigen Updates, da wir unsere Systeme ständig weiterentwickeln und verbessern.

HS - eBusiness - Team - Matthias Lorck im BüroWir müssen einfach sicherstellen, dass alle Systeme einwandfrei laufen. Nur so können wir und unsere Kunden komfortabel und effizient mit ihnen arbeiten. Die Datenübertragung muss durchgängig und schnell erfolgen. Die Datenqualität muss vollständig und korrekt sein. Und die permanente Verfügbarkeit muss gewährleistet sein. Damit das alles so funktioniert, setzen wir mehrere Systeme ein. Wir setzen z. B. ein PIM System ein, welches uns ermöglicht alle Katalog- und Produktinformationen zentral zu verwalten und zu pflegen. Dies ist eine sinnvolle Ergänzung zu unserem internen ERP-System.  Ebenso setzen wir ein CRM System ein, damit unsere Kunden immer bestens durch unsere Mitarbeiter auch abteilungsübergreifend betreut werden können.

Dafür stehe ich dann auch in engem Kontakt mit unseren Dienstleistern und Kunden. Denn wir passen unsere Systeme kontinuierlich den Kundenanforderungen an.

Helfen uns die verschiedenen Software-Systeme wirklich unseren Arbeitsalltag zu vereinfachen? Denn das hört sich schon etwas kompliziert an…

Von außen betrachtet sieht es alles zunächst kompliziert aus. Aber wenn die Systeme einmal im Einsatz sind, vereinfachen sie unseren Arbeitsalltag ungemein. Die Systeme ermöglichen uns, die Daten zentral zu verwalten und zu pflegen. Dadurch hat man abteilungsübergreifend immer alle Informationen an der Hand. Als Beispiel möchte ich hier die Informationen zu einem Produkt anführen. Vor Einsatz unseres PIM Systems war die Produktinformation häufig verstreut in den einzelnen Abteilungen abgespeichert. Zu dem Produkt selber gab es sehr viel Information, jedoch hatte dann immer nur der Mitarbeiter aus der entsprechenden Abteilung Zugang. Jetzt werden diese wichtigen Informationen in ein und demselben System zusammengefasst dargestellt. Das hat auch einen sehr positiven Effekt für unsere WEBShop-Kunden. Sie können sich über ihre Produkte jederzeit selber umfassend informieren und zwischen verschiedenen Alternativen wählen. Unsere Mitarbeiter aus dem Innendienst helfen dann gezielt bei weiteren Fragen gern weiter. Aber unsere Kunden sind jetzt nicht mehr an unsere Arbeitszeiten gebunden und können auch ein eiliges Projekt an einem Sonntagmorgen kalkulieren und direkt eine vollautomatische Bestellung aufgeben.

Das hört sich wirklich interessant an. Können Sie uns vielleicht noch weitere Beispiele aus Ihrem Unternehmen HARDY SCHMITZ nennen?

Ja sicher, das kann ich gerne machen. Als weiteres Beispiel kann ich unser CRM System nehmen. Auch hier verwalten wir alle Daten zentral, was unseren Kunden Riesenvorteile bringt. Wenn ein Kunde weitere Informationen benötigt oder Fragen zu einem Vorgang hat, kann er unsere Mitarbeiter im Innendienst einfach kontaktieren und wird effektiv beraten und betreut. Selbst, wenn der direkte Ansprechpartner des Kunden mal krank sein sollte oder im Urlaub ist. So kann sein Arbeitskollege für ihn einspringen und unseren Kunden direkt weiterhelfen.

Das Grundprinzip und die Vorteile aller Systeme, die wir einsetzen, sind eigentlich dieselben. Durch die zentrale Datenhaltung können wir die Informationen besser verwalten und pflegen. Dadurch sind wir immer in der Lage, unseren Kunden genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die wirklich relevant und auf dem aktuellsten Stand sind.

HS - eBusiness - Arbeitsplatz PC technischer SupportRund um den WEBShop bietet Ihr Unternehmen HARDY SCHMITZ weitere Services an wie z. B. Schnittstellen-Lösungen. Und die Kundenbetreuung zu diesen digitalen Services wird auch direkt in Ihrer Abteilung durchgeführt.

Mit Sicherheit profitieren die Kunden Ihrer Firma von dem hohen technologischen Digitalisierungsstand des Unternehmens HARDY SCHMITZ. Aber welchen unmittelbaren Nutzen haben sie und welche Vorteile?

Zu den „großen“ Systemen, die in unserer Firma im Einsatz sind, habe ich ja schon einiges gesagt. Wir haben jedoch noch einige andere interessante Werkzeuge im Einsatz. Da kann ich als Beispiel direkt das Programm „Teamviewer“ anführen. Wenn ein Kunde uns kontaktiert, weil er einen technischen Support benötigt oder weil technische Funktionalitäten unseres WEBShops nicht klar sind, dann können wir dem Kunden an seinem PC direkt alles zeigen und klären während wir telefonieren. Das ist natürlich eine tolle Sache.

Oder wir können mit Skype hervorragend Videokonferenzen organisieren und die Teilnehmer können von ihrem Arbeitsplatz aus an dem Meeting teilnehmen. Über den Bildschirm hat man direkten Augenkontakt und kann auch Präsentationen vorführen. So können wir uns immer schnell und flexibel abstimmen, auch wenn der Terminkalender vollgepackt ist.

Insgesamt stehen uns sehr viele digitale Helfer zur Verfügung, die uns die Kommunikation und das gemeinsame Arbeiten im Team mit Kollegen und Kunden sehr vereinfacht. Aber es würde jetzt den Rahmen sprengen, wenn ich diese jetzt hier alle aufzählen würde.

Worauf sollten Unternehmen bei einer Neuanschaffung eines Software-Systems unbedingt achten, damit es kein böses Erwachen im Nachhinein gibt?

Da gibt es wirklich einige wichtige Punkte, die man beachten sollte. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sehr sinnvoll ist, zunächst firmenintern zu klären, was man innerhalb seiner eigenen Organisation und technischen Infrastruktur wirklich benötigt und wünscht. Mit dieser klaren Definition der Anforderungen kann man viel einfacher Entscheidungen fällen. Auch sollte man bei Auswahl der Systeme darauf achten, dass die neue Software vollständig integrationsfähig ist mit der bestehenden Infrastruktur. Alle Programme der Firma müssen reibungslos zusammenarbeiten. Und sollte auch die Erweiterbarkeit geprüft werden (neue Mitarbeiter, erweiterte Funktionen etc.) und damit verbunden die regelmäßigen Updates. Ein weiterer Aspekt ist die Anpassbarkeit der Software an die individuellen Anforderungen der Firma. Das sind so einige der wichtigsten Faktoren, die es zu klären gilt.

Abschließend möchte ich Ihnen als Fachmann, der echte Einblicke hinter die Kulissen der Digitalisierung hat, gern noch die folgende Frage stellen: Wie bewerten Sie persönlich diese Entwicklung? Und wo liegen die größten Herausforderungen in der Umsetzung?

HS - eBusiness - Foto Matthias LorckDas Thema Digitalisierung finde ich wichtig bei Prozessen, die immer gleich ablaufen. Die gehören für uns im Arbeitsalltag vielleicht zur Routine, sind jedoch sehr zeitraubend. Fehler können schnell auftreten und die Prozesse sind störanfällig. Dabei spreche ich von manueller Datenübertragung z. B. oder Datenpflege. Das alles kann sehr komfortabel automatisiert werden und man hat mehr Zeit für wichtigere Themen im Arbeitsalltag wie z. B. die Kundenberatung und den Kundenkontakt.

Für mich überwiegen eigentlich die positiven Aspekte. Noch vor 15 Jahren hatte man Nachschlagewerke zu Hause im Bücherschrank oder ging in die Bibliothek, um sich über ein Thema zu informieren. Heute bekommt man die Information innerhalb von Sekunden einfach über sein Smart Phone. Das ist schon eine sehr beeindruckende Entwicklung.

Jedoch ist der Fortschritt im technischen Bereich rasant und täglich gibt es Neuerungen, Weiterentwicklungen und neue Funktionendamit bestens klar. Sie lassen sich einfach darauf ein und probieren aus. Das ist meiner Meinung nach die größte Herausforderung. Den Schritt in eine ganz neue Welt zu wagen und einfach neues ausprobieren – ohne Vorbehalte und Ängste.

Meiner Meinung nach ist das ein natürlicher Prozess der Anpassung. Wie man auch in der Natur sehen kann, passen sich die Lebewesen immer den aktuellen Umständen an und entwickeln sich weiter. Sie sind höchst flexibel und suchen sich immer den besten Weg.

Insgesamt würde ich daher sagen, dass die digitale Transformation für manche ein Fluch und für manche ein Segen ist. Ich denke jedoch, dass „digital“ alters- und geschlechtsunabhängig ist – sondern im Grunde nur eine Frage der persönlichen Einstellung.

Das Interview mit Herrn Matthias Lorck wurde durchgeführt von der Agentur WCM.systems.