Den Anschluss nicht verpassen mit der richtigen Schnittstelle

Der Technologieberater Jörg Hesel der eBusiness-Abteilung des Unternehmens HARDY SCHMITZ ist der Schnittstellen-Spezialist, der (fast) jede Anbindung möglich macht.

Die neuen Technologien leben von einem schnellen und sicheren Datentransfer-und dieser muss reibungslos laufen. Was in den meisten Fällen reine Routine ist, kann aber auch mal zu einer richtigen Herausforderung werden. Und genau dann ist Herr Hesel der Retter in der Not. In unserem Gespräch erklärt er sehr anschaulich und praktisch, warum die richtige Schnittstelle als Verbindungsglied zwischen zwei Software-Systemen so wichtig ist und worauf man unbedingt achten sollte. Herr Hesel gibt uns sehr wertvolle Fakten an die Hand, die auch Sie interessieren werden.

Mit Sicherheit kennen Sie die Redensart: „Der Teufel steckt im Detail.“ So ist es auch bei der Digitalisierung und den neuen Technologien. Daher ist es wichtig einen Fachmann an seiner Seite zu haben, der sich auskennt. Herr Hesel teilt in diesem offenen Gespräch sein Fachwissen mit uns. Er erklärt darüber hinaus, welche Lösungen nach seiner persönlichen Einschätzung die brauchbarsten und effektivsten sind und welche Lösungen HARDY SCHMITZ in diesem Bereich bieten kann.

Guten Tag Herr Hesel und vielen Dank für unser Gespräch, um uns das ganze Thema „Schnittstellen“ zu veranschaulichen. Ich habe auch direkt ganz banale Fragen an Sie: Was ist überhaupt eine Schnittstelle? Und wofür werden Schnittstellen eigentlich benötigt?

Das ist ganz einfach erklärt. Eine Schnittstelle bedeutet eigentlich nichts anderes, als einen Treffpunkt zwischen zwei unterschiedlichen Computer-Betriebssystemen bzw. zwei verschiedenen ERP-Softwarelösungen zu ermöglichen. Da aber diese beiden Systeme nicht dieselbe „Sprache“ sprechen, dient die Schnittstelle quasi als „Übersetzer“. Die Schnittstelle erkennt die Sprachen und übersetzt sie. So kann diese Schnittstelle die beiden Systeme miteinander verbinden und die Systeme können zusammen kommunizieren. Das nutzen wir für den reibungslosen Datenaustausch. Die Daten werden in einem festgelegten Format durch die Schnittstelle von dem einen System an das andere übergeben. Daher nennt man das Übergabepunkt. Der Treffpunkt der beiden Systeme könnte z. B. ein FTP-Server sein. Dieser Treffpunkt wird durch die eingesetzte Schnittstelle festgelegt, denn der Inhalt, die Satzstruktur und die Sprache ist fest definiert. Mit der Schnittstelle wird die Datenübergabe durch standardisierte Protokolle in HTML, FTP oder HTTP realisiert.

HS - eBusiness - Foto Jörg HeselUnd wie sieht das in der Praxis aus? Warum werden verschiedene Schnittstellen benötigt und warum bietet HARDY SCHMITZ verschiedene Schnittstellen an?

In der Praxis ist dieses Thema natürlich etwas umfangreicher, da es sehr viele verschiedene Softwarehersteller gibt. Jede Branche hat ganz spezielle Anforderungen an ihre ERP-Systeme, die sie einsetzen. Daher gibt es sehr viele branchenspezifische Softwareanbieter. Das liegt auch auf der Hand, denn eine Anwaltskanzlei zum Beispiel benötigt eine ganz andere EDV als ein Industrieunternehmen mit eigener Produktion. Und wenn wir nur in unserer Branche der Elektrotechnik bleiben, gibt es schon über 50 Softwareanbieter alleine für das Handwerk!

Um möglichst viele unterschiedliche ERP-Systeme verbinden zu können, werden unterschiedliche, standardisierte Schnittstellentypen angeboten. HARDY SCHMITZ bietet seinen Kunden aktuell verschiedene Schnittstellen an: für den einfachen Datenaustausch DATANORM und UGL und für den aktiven Austausch IDS und OCI (sogenannte Katalogschnittstellen). Mit diesen Schnittstellen decken wir 80 % aller möglichen Anbindungen mit unseren Kunden ab.

Könnten Sie uns vielleicht an dieser Stelle kurz erklären, welche verschiedenen Anbindungsmöglichkeiten es mit HARDY SCHMITZ gibt und wie diese genau funktionieren?

Jede Schnittstelle erfüllt im Grunde genommen eine andere Aufgabe. Welche Anbindung zum Datenaustausch gewählt wird, hängt sehr stark von den Anforderungen aber auch von den technischen Gegebenheiten unserer Kunden ab.

Sehr bekannt und weit verbreitet ist zum Beispiel das Datenaustauschformat DATANORM. Dieses dient zur Pflege der Artikelstammdaten. Wir stellen unsere Artikelstammdaten stets aktuell unseren Kunden zur Verfügung. Und diese können mit DATANORM die Artikel in ihrer Software/ERP-Lösung regelmäßig manuell oder online aktualisieren.

Eine weitere Schnittstelle ist UGL. Sie dient zum Datenaustausch zwischen Handwerk und Großhandel. Hier wird der gesamte Bestellvorgang von der Anfrage bis zur Rechnung zwischen den beiden Systemen ausgetauscht. Alle Belege und Daten werden so auf dem digitalen Weg versendet und können vom Kunden in seinem ERP-System übernommen bzw. verarbeitet werden. Als Grundlage für diese Schnittstelle dienen die Informationen/Daten aus dem Datenverwaltungssystem von DATANORM.

Dann gibt es noch die offene, standardisierte Katalogschnittschnittstelle OCI. Diese Schnittstelle ist optimal geeignet für den Einsatz in klassischen Industrieunternehmen zum Beispiel. Mit OCI werden ganze Katalogdatensätze voll automatisch vom HARDY SCHMITZ WEBShop in die Kunden-ERP übertragen. So werden alle Artikelstammdaten aus dem WEBShop direkt in das Warenwirtschaftssystem des Kunden übertragen. Der Kunde kann dann in seinem eigenen System Angebote kalkulieren und erstellen, Bestellungen an HARDY SCHMITZ senden etc.

Und es gibt auch noch die Schnittstelle IDS. Sie ist sozusagen die verbesserte Version von OCI, weil sie speziell für die Anforderungen aus Handel und Handwerk optimiert worden ist. IDS funktioniert ähnlich wie die OCI-Schnittstelle, aber sie verfügt über erweiterte Funktionen, die den täglichen Geschäftsablauf vereinfachen. Der große Unterschied ist, dass IDS eine interaktive Kommunikation zwischen dem HARDY SCHMITZ WEBShop und der Kunden-ERP ermöglicht.

OCI ist eher eine Einbahnstraße für den Datentransfer. Denn nur unsere Daten werden in die Kunden-ERP übertragen. IDS ist dann schon eine Autobahn für die Datenübertragung, da die Daten von beiden Seiten hin und her geschickt werden können.

Natürlich gibt es noch weitere Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten wie das Open Connect Portal, aber dies würde jetzt zu weit führen.

Das Thema ist ja schon sehr umfangreich. Gibt es zu den einzelnen Anbindungen noch weitere Informationen und wo kann ich die finden?

Natürlich stellen wir weiterführende Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten zur Verfügung. Wir haben ausführliche Erklärungen in unserem HARDY SCHMITZ WEBShop veröffentlicht. In unserem WEBShop findet man auch unsere Videos, in denen wir kurz und knapp die verschiedenen Schnittstellen erklären.

Ich kann mir gut vorstellen, dass Sie ein sehr breites Fachwissen benötigen, um die Kunden kompetent und lösungsorientiert beraten zu können. Wie läuft denn so ein Beratungsgespräch in der Regel ab?

Generell arbeiten wir immer im Team. Ich bin im Innendienst des Teams eBusiness tätig und bin der Ansprechpartner für unsere Kunden, wenn sie uns direkt zu diesem Thema kontaktieren. Das persönliche Beratungsgespräch vor Ort übernimmt dann mein Kollege im Außendienst Herr Pascal Wilmes. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass in einem persönlichen Gespräch sehr viel einfacher die Kundenwünsche und -anforderungen geklärt werden können als per E-Mail oder am Telefon.

Dann können auch die technischen Voraussetzungen überprüft werden und Herr Wilmes stellt unserem Kunden die passende Schnittstellen-Lösung vor. Er kann sofort auf Fragen eingehen und alles persönlich erklären.

Und worauf muss speziell geachtet werden, wenn man eine Schnittstellenanbindung umsetzen möchte?

Glücklicherweise ist es heute viel einfacher als noch vor ein paar Jahren, eine Anbindung zu realisieren. Die Softwarehersteller verwenden heute standardisierte Schnittstellen. Das heißt, dass die Schnittstellen noch vor Einsatz getestet und zertifiziert wurden. Das macht es für alle natürlich sehr komfortabel. Eigentlich müssen heute nur noch die technischen Voraussetzungen der jeweiligen EDV abgeklärt werden und welcher Software-Dienstleister sie zur Verfügung stellt. Nachdem im persönlichen Gespräch die Anforderungen abgeklärt wurden, kann dann je nach Bedarf eine oder mehrere Schnittstellenanbindungen ausgewählt werden.

Kann der Kunde die Anbindungsmöglichkeit an den WEBShop auch im Nachhinein ändern oder erweitern? Ich habe da direkt ein Beispiel: Als Handwerker in der Elektrotechnik erhalte ich eine Stammdatenpflege meiner Produkte, die ich von HARDY SCHMITZ beziehe, automatisiert über DATANORM. Was passiert, wenn ich mir eine andere Firmensoftware anschaffe?

Das ist kein Problem, denn die Schnittstelle ist nicht auf einmal mit einer neuen Software weg. Und wenn wir direkt bei dem Beispiel bleiben, dann ist DATANORM sehr stark reglementiert und genormt. In der Regel ist der DATANORM-Einsatz mit jeder Handwerker-Software möglich.

Darüber hinaus wird bei der Einführung einer neuen Software immer eine 2- bis 3-monatige Übergangszeit eingeplant. Und auch Schulungen werden von den verschiedenen Softwareanbietern gegeben. Da sieht man dann schon recht schnell, ob bei der neuen Software Anpassungen notwendig werden sollten.

Wir arbeiten mit vielen Softwareanbietern zusammen und normalerweise verlaufen Umstellungen recht problemlos. Da muss man sich keine Gedanken machen.

Und wie kann ich als Unternehmen meine Bestellungen automatisiert mit einem Knopfdruck im WEBShop machen aus meinem eigenen Warenwirtschaftsprogramm heraus? Ist das überhaupt möglich?

HS - eBusiness - Team - Jörg Hesel im Büro 1Ja, das ist möglich. Dafür gibt es die IDS Schnittstelle. Die ermöglicht den direkten Warenkorb-Download aus unserem WEBShop in die Kunden-EDV. Außerdem kann ein Kunde auch seinen fertigen Warenkorb aus seiner EDV in unseren WEBShop uploaden/hochladen.  Das läuft vollautomatisiert. Mit der UGL-Schnittstelle kann man dies auf indirektem Weg erreichen. UGL schickt die Dokumente im UGL-Format von der Kunden-EDV an HARDY SCHMITZ. Die Dateien werden im FTP-Server geprüft und werden sofort weitergeleitet an unsere ERP. Der Vorteil hier ist, dass mit dieser Zwischenstation im FTP-Server verschiedene Backups gemacht werden sowohl auf der Seite des Kunden als auch von HARDY SCHMITZ. Dadurch bleibt die Kommunikation auf verschiedenen Ebenen sehr transparent und nachvollziehbar.

Aber jede Schnittstelle hat ihre Vor- und Nachteile. Da hängt es von den individuellen Anforderungen des Kunden ab und den firmeninternen Prozessen, für welche man sich letztendlich entscheidet. Man kann auch Schnittstellen kombinieren und so von den verschiedenen Vorteilen profitieren, die die einzelnen Lösungen bieten. Und das klären wir dann zusammen mit unserem Kunden in einem persönlichen Beratungsgespräch.

HARDY SCHMITZ bietet auch eine Handscanner-Lösung an. Wie funktioniert die Datenübertragung da?

Der Handscanner ermöglicht eine mobile Datenerfassung direkt im Lager. Über die Barcode-Etiketten wird der Artikel von dem Scanner eingelesen. So kann sofort festgestellt werden, ob der Artikel in ausreichender Menge vorhanden ist.  Wenn nicht, dann kann über die mobile Scannerlösung die Bestellung an den HARDY SCHMITZ WEBShop direkt vom Handscanner ausgelöst werden.

Und das Praktische ist, dass man den Handscanner auch zur Erfassung vom Schreibtisch ausnutzen kann. Die Artikel scannt man einfach mithilfe seines persönlichen Kataloges ein und muss nicht erst ins Lager gehen. Das ist natürlich sehr bequem.

Was würden Sie Unternehmen raten, die darüber nachdenken, ihre Lager- und Einkaufsprozesse effizienter und einfacher zu gestalten. Worauf sollten die Unternehmer besonders achten?

Im Großen und Ganzen sollte bei der Anschaffung einer Warenwirtschafts-Software darauf geachtet werden, in welchen Bereichen die Schwerpunkte liegen: Bietet die Software wirklich die Antwort auf meine interne Organisation und meine Anforderungen?  Am besten ist es, sich auf dem Markt zu erkundigen und sich auch die Anbieter für ein persönliches Gespräch ins Haus zu holen. Der technische Stand der aktuellen Betriebssysteme sollte vor Kauf geklärt werden. Auch sollte analysiert werden, ob der firmeneigene Server noch auf dem neuesten Stand ist. Und nicht zuletzt kann man sich die neue Software auch einfach mal ansehen und entscheiden, ob sie einem auch noch im Probedurchlauf wirklich zusagt.

Das Angebot ist wirklich groß und jede Firma kann selber entscheiden, welche Anforderungen im Unternehmen die Software erfüllen muss.

Das Interview mit Herrn Jörg Hesel wurde durchgeführt von der Agentur WCM.systems.