ZUGFeRD – das Ende der Zettelwirtschaft

Verschicken Sie Rechnungen an Ihre Geschäftspartner noch auf Papier? Oder als Anhang im einfachen PDF Format per Mail? Dann sollten Sie unbedingt ZUGFeRD kennenlernen. Elektronische Rechungsstellung weltweit standardisiert UND SOGAR KOSTENLOS! Hier erfahren Sie alle wichtigen Details…

Was ist ZUGFeRD?

Der Name ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland und bezeichnet ein einheitliches, übergreifendes Format für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Auch international ist das standardisierte Format kompatibel und für jeden frei zugänglich. Mit ZUGFeRD können strukturiert Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Dabei handelt es sich um ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung in Form eines PDF-Dokuments besteht und zusätzlich noch einer maschinenlesbaren codierten XML Datei. Durch diese digitale Bereitstellung der Daten in Form einer standardisierten XML Datei können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.

Für wen ist ZUGFeRD gedacht?

Datenformate für elektronische Rechnung gibt es reichlich, jedoch ist das wichtigste Merkmal von ZUGFeRD die internationale Kompatibilität. Dadurch ist ein grenzenloser Einsatz des Formats möglich und eröffnet für Unternehmen jeglicher Größe, Selbstständige und Freiberufler, die öffentliche Verwaltung und sogar Verbraucher ganz neue Dimensionen der automatisierten Rechnungsstellung. ZUGFeRD kann als digitale Komponente in jeglicher Art von Geschäftsbeziehungen eingesetzt werden – von A2A bis hin zu C2C weltweit.

Wer hat den ZUGFeRD eingeführt?

Der Standard ZUGFeRD wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) eingeführt, welcher 2010 in Berlin gegründet wurde unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramts, Verbänden der Wirtschaft und einiger Fachverbände. Das Forum ist als nationale Plattform zu sehen von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, deren Hauptaufgabe die Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist.

Warum wurde ZUGFeRD eingeführt?

Der elektronische Rechnungsaustausch soll europaweit sowie international vereinheitlicht werden. Dafür wurde innerhalb Europas die Norm EN 16931 geschaffen. Der ZUGFeRD-Standard basiert auf dieser Norm. International ist der Standard ebenfalls anerkannt und nennt sich Factur-X. Damit wurde eine Grundlage geschaffen, um die Rechnungsstellung zu digitalisieren, und dank der konsequenten Weiterentwicklung eine medienbruchfreie, automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten zu gewährleisten. Durch Einsatz von elektronischen Rechnungsdatenformaten entfällt erheblicher Arbeitsaufwand, der bei konventioneller Bearbeitung von Rechnungsvorgängen anfällt. Damit wurde ein richtungsweisender Schritt in die Zukunft getan.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Die visuelle Grundlage für ZUGFeRD bildet der ISO Standard PDF/A, der insbesondere für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Damit können die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsdokumente eingehalten werden, da der Standard PDF/A gewährleistet, dass die bildliche Darstellung einer Rechnung dauerhaft erhalten bleibt. Jedoch reicht der PDF/A Standard nicht aus, um elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Deshalb enthält eine elektronische ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich die gesamte Rechnungsinformation in einem maschinenlesbaren XML Format, das ins PDF eingebettet ist. Dabei kann man rein optisch die Rechnung nicht von einer herkömmlichen PDF Rechnung unterscheiden. Der Mensch kann das PDF lesen und ggf. bearbeiten und die Maschine liest die Daten aus der integrierten XML-Datei aus. Um elektronische Rechnung mit ZUGFeRD-Standard zu erstellen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird eine entsprechende Software benötigt, die kostenlos als Download zur Verfügung steht. Das ZUGFeRD-Format kann auch an das vorhandene Fakturierungssystem als Erweiterung hinzugenommen werden und die große Mehrheit der Softwareanbieter unterstützt ZUGFeRD mit stetig steigender Tendenz.

Wie grenzt sich ZUGFeRD zu anderen Rechnungsformaten ab?

Das Besondere ist, dass ZUGFeRD keine Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen stellt. Der Übertragungsweg und die Form des Austauschs können von beiden Vertragspartnern so gewählt werden, wie es für beide am sinnvollsten ist. Die ZUGFeRD-Rechnungen können einfach als Bilddatei ausgetauscht werden oder als reines Datenformat für die automatisierte Verarbeitung übertragen werden. Damit schließt ZUGFeRD sozusagen die Lücke, die aus dem relativ aufwendigen EDI Verfahren und der manuellen Papierbearbeitung entsteht. Denn im Gegensatz zum EDI Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den Vertragspartnern im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden.

Warum sollte ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen Verwendung finden?

Es besteht keine Verpflichtung den Standard einzusetzen, jedoch sprechen viele Gründe dafür, dass sich ZUGFeRD flächendeckend als Standardformat für e-Rechnungen in Deutschland durchsetzen wird:

  • e-Rechnungen werden Pflicht.

Für die öffentliche Verwaltung wird die Sendung von elektronischen Rechnungen im Rahmen von öffentlichen Aufträgen ab November 2020 Pflicht gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014. Daher wird vonseiten der Bundesregierung dazu geraten, ZUGFeRD einzusetzen.

  • Bis zu 65 % deutsche Unternehmen sind Zulieferer der öffentlichen Verwaltung.

Jedoch sind nicht nur deutsche Unternehmen in direkter Geschäftsverbindung mit der öffentlichen Verwaltung. Nahezu jeder Privathaushalt erhält ebenfalls Rechnungen aus dem öffentlichen Sektor. Diese beiden Faktoren zusammengenommen, lassen darauf schließen, dass ZUGFeRD in den kommenden Jahren als branchenübergreifender Standard eine immer größere Rolle spielen wird und diese Tendenz auch auf andere Bereiche übergreifen wird, wie z. B. den B2B-Bereich.

  • Über 200 Unternehmen und Einrichtungen sind ZUGFeRD-Gründungsmitglieder.

Die Zusammensetzung des FeRD-Arbeitskreises, der ZUGFeRD ins Leben gerufen hat, besteht aus namhaften Vertretern aus der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft. Ziel des Arbeitskreises ist es, zukunftsweisende Lösungen zur Reduzierung der Verwaltungskosten und zur Optimierung des Nutzens für Wirtschaft und Verwaltung.

  • Keine zusätzlichen Kosten und einfache Integration des Formats als Software-Update.

ZUGFeRD ist nicht branchenspezifisch und ohne zusätzliche Kosten für jeden zugänglich. Der Standard kann sehr einfach auch in die bestehende Unternehmenssoftware eingebunden werden. Insbesondere für KMU stellt der Standard eine unkomplizierte Alternative dar, wenn sie e-Rechnungen einführen möchten.

Welche Vorteile hat ZUGFeRD?

Unternehmen jeder Größe und selbst Kleinstunternehmen können ohne Umstellungsprobleme mit ZUGFeRD den e-Rechnungsprozess in Betrieb nehmen. ZUGFeRD ermöglicht sowohl den nationalen als auch den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr. Hier sind alle Vorteile zusammengefasst:

  • Branchenunabhängiger, internationaler Standard
  • Rechnungsversand ohne vorherige Absprache des Formats
  • Rechnungen entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen
  • Zahlungsvorgänge lassen sich automatisieren und vereinfachen
  • Fehlervermeidung durch wegfallen von manueller Daten- und Belegerfassung
  • Buchungsvorgänge vereinfachen sich
  • Bearbeitungszeiten senken
  • Papierhandling und Versandkosten entfallen

Weiterführende Informationen zu ZUGFeRD erhalten Sie auf der Website von FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland.

(Bildnachweis: FeRD)